Archivácia pokladničných dokladov

Archivácia pokladničných dokladov

Vyblednutý bloček z pokladnice

Väčšina pokladničných dokladov sa z dôvodu rýchlej a lacnej tlače tlačí na termopásky. Problém s termopáskami nastáva pri ich archivácii. Bežný občan potrebuje bloček archivovať kvôli uplatneniu reklamácie minimálne 2 roky. Podnikateľ, ktorý bločkom dokladuje svoj firemný náklad alebo príjem vo forme denných uzávierok z elektronickej registračnej pokladnice, archivuje bločky 5 rokov 1). No a v prípade platcu DPH, ktorý si chce bločkom uplatniť odpočet DPH, sa doklad archivuje 10 rokov. 2)

Často sa stáva, že pokladničný doklad je už po niekoľkých týždňoch až mesiacoch vyblednutý a nečitateľný. Niekto tento problém rieši tým, že z dokladov robí kópie, čo je však časovo veľmi náročné a aj drahé riešenie.

Vplyvy na čitateľnosť termotlače

Jedným zo základných predpokladov na dlho čitateľnú tlač je použitie kvalitného termopapiera. Túto povinnosť používateľom elektronickej registračnej pokladnice (skratka "ERP") prikazuje § 4 ods 2. písm.b) bod 8 zákona č. 289/2008 Z.z. 3) a používateľom virtuálnej registračnej pokladnice (skratka "VRP") § 4a ods.4 citovaného zákona. 4)

Predajca môže používať aj ten najkvalitnejší termopapier a nebude to mať žiaden vplyv na životnosť tlače, ak nebudú dodržiavané skladovacie podmienky.

Skladovacie podmienky pre bločky

Životnosť tlače na termopáskach znižujú nasledujúce vplyvy:

  1. teplota mimo tepelného rozsahu 18 až 25 °C
  2. uschovanie v mokrom alebo vo vlhkom prostredí (60%)
  3. kontakt s lepidlami - vrátane lepiacich pások
  4. kontakt s PVC - napríklad euroobal
  5. kontakt s bielidlami - spadá do toho aj bielený kancelársky papier
  6. kontakt so zmäkčovadlami - napríklad kožená peňaženka
  7. kontakt s rozpúšťadlami - dokonca aj pečiatka na doklade poškodzuje tlač
  8. priame svetlo

Po prečítaní tohto zoznamu pravdepodobne nadobudnete dojem, že termopapier sa nedá archivovať. Stačí však, ak tieto zásady uplatníte primerane, a životnosť tlače sa zniekoľkonásobí.

Zbytočné chyby pri archivácii

Vyhnite sa hlavne zbytočným chybám pri manipulácii s termopapierovými bločkami.

  • Nepečiatkujte a nedovoľte, aby vám niekto dal na pokladničný doklad pečiatku. Pečiatkovanie bločkov je prežitok z čias dávno minulých. V súčasnosti pokladničný doklad obsahuje všetky potrebné údaje a pečiatka je na doklade úplne zbytočná. A čo je horšie, aj škodlivá. Látky obsiahnuté vo farbe pečiatky poškodzujú tlač. Pečiatka, ktorá je umiestnená hoci aj na zadnú stranu pokladničného dokladu, spôsobí vyblednutie tlače.
  • Z rovnakého dôvodu, aký je uvedený v prvom bode, nepíšte po pokladničnom doklade a ani nepoužívajte zvýrazňovače. Na prípadné poznámky k dokladom radšej použite priložený papier.
  • Doklad nechajte v peňaženke čo možno najkratší možný čas. Nebielená (hnedá) obálka je najvhodnejší obal na uchovanie termopapiera pred tým, než ho účtovníčka spravuje.
  • Na archiváciu v šanónoch použite kancelársky papier s čo možno najnižšou belosťou. Doklady na papier pripnite spinkami. Ak sa nechcete vzdať lepidla, nanášajte ho na doklad len na miesto, kde sa ani z druhej strany dokladu nenachádza tlač.
  • Doklady nearchivujte v nevykurovaných miestnostiach alebo opačne priamo pri zdroji tepla.

Obnova tlače

Na úplne vyblednutom pokladničnom doklade možno jednoducho obnoviť tlač pomocou žehličky. Po prežehlení sa na doklade zobrazí negatív pôvodného dokladu. Ak takýto doklad znova vybledne, nemožno ho viac obnoviť.

Poznámky pod čiarou

1) § 9 ods.4 zákona č. 289/2008 Z.z. o používaní elektronickej registračnej pokladnice
Kópie paragónov a denné uzávierky podľa § 10 ods.4, pokladničné doklady vyhotovené pri uplatnení postupu podľa § 10 ods.5, doklady označené slovami "NEPLATNÝ DOKLAD" a tlačové výstupy z dennej uzávierky je podnikateľ povinný uchovávať chronologicky usporiadané po dobu piatich rokov od konca kalendárneho roka, v ktorom boli vyhotovené.

2) § 70 ods.9 zákona č. 222/2004 Z.z. o dani z pridanej hodnoty
Záznamy podľa odsekov 1 až 6 sa uchovávajú do konca kalendárneho roka, v ktorom uplynie desať rokov od skončenia roka, ktorého sa týkajú.

3) § 4 ods.2 písm.b) bod 8. zákona č. 289/2008 Z.z. o používaní elektronickej registračnej pokladnice
Elektronická registračná pokladnica musí umožňovať vytlačenie tlačových výstupov čitateľných po dobu piatich rokov od konca kalendárneho roka, v ktorom boli vyhotovené.

4) § 4a ods.4 zákona č. 289/2008 Z.z. o používaní elektronickej registračnej pokladnice
Tlačiareň, ktorá bude komunikovať s virtuálnou registračnou pokladnicou, musí umožňovať vytlačenie tlačových výstupov čitateľných po dobu piatich rokov od konca kalendárneho roka, v ktorom boli vyhotovené.